Découvrez comment accéder à Itea Prop, également appelé Bureau Propriétaire, et utiliser cette plateforme pour gérer votre activité de location. Ce tutoriel s’adresse aux propriétaires adhérents Gîtes de France et permet de gagner en autonomie, d’éviter les doubles réservations et de mieux remplir votre meublé de tourisme.
Prérequis et préparation avant connexion
Pour utiliser Itea Prop dans de bonnes conditions, munissez-vous d’un ordinateur ou d’une tablette. Utilisez de préférence Google Chrome ou Mozilla Firefox. Internet Explorer est déconseillé. Activez JavaScript dans les paramètres de votre navigateur.
Informations d’identification nécessaires
Préparez soit votre adresse e-mail et votre mot de passe, soit votre numéro de département, votre code propriétaire à 4 chiffres et votre mot de passe. Ces identifiants vous sont communiqués par votre Relais Départemental Gîtes de France lors de votre adhésion.
Règles de sécurité essentielles
Connectez-vous uniquement depuis un réseau sécurisé. Déconnectez-vous systématiquement à la fin de chaque session pour éviter tout accès non autorisé. La plateforme est accessible via l’URL prop.itea.fr ou par le portail de votre département.
Étape 1 : Se connecter à Itea Prop
Rendez-vous sur prop.itea.fr. Choisissez le mode d’authentification qui vous convient : adresse e-mail ou numéro de département avec code propriétaire. Saisissez votre mot de passe, puis validez.
Une fois connecté, vous accédez au tableau de bord centralisé du Bureau Propriétaire. Prenez quelques instants pour repérer les principaux onglets : planning, tarifs, avis, photos et documents. Cette interface unique vous permet de piloter l’ensemble de votre activité locative.
Étape 2 : Mettre à jour le planning avec Gestloc et Gestheb
Accédez au module Gestloc ou Gestheb, au cœur du système. Le planning s’affiche en code couleur : vert pour les périodes libres, noir ou blanc pour les dates réservées ou bloquées.
Pour les locations à la semaine, bloquez systématiquement du samedi au vendredi inclus. Enregistrez vos réservations directes, modifiez les contrats existants et saisissez les paiements. Activez la synchronisation iCal pour relier Itea Prop à Booking, Airbnb ou à d’autres calendriers et éviter les doubles réservations.
Point de vigilance : une alerte e-mail vous est envoyée tous les 30 jours sans mise à jour. Au-delà de 45 jours, le planning peut être fermé automatiquement par la centrale de réservation.
Étape 3 : Configurer la grille tarifaire et les promotions
Dans l’onglet dédié, modifiez vos tarifs publics. Ces derniers incluent déjà la commission de la centrale de réservation. Renseignez obligatoirement les tarifs pour les courts séjours si vous souhaitez être éligible à la location sur demande (LSD).
Utilisez l’outil de saisie en masse, de type Excel, pour appliquer une hausse ou une baisse en pourcentage sur toute l’année. Créez des promotions spécifiques pour les périodes creuses directement depuis le tableau de bord. En cas d’annulation, le système peut reproposer la période avec une offre promotionnelle.
Étape 4 : Gérer son e-réputation et répondre aux avis
Consultez la rubrique qui regroupe tous les avis clients. Un e-mail automatique est envoyé aux vacanciers à la fin de leur séjour pour les inviter à déposer un commentaire. Vous recevez une notification avant la publication de chaque avis.
Rédigez une réponse constructive à chaque commentaire, même mitigé. En cas de besoin, contactez votre Relais Départemental, qui peut vous accompagner. Des réponses rapides aux avis aident à préserver votre visibilité en ligne.
Étape 5 : Actualiser photos, descriptif et documents administratifs
Dans l’album photo, ajoutez, supprimez ou réorganisez vos images pour mettre en valeur votre hébergement. Actualisez également les équipements et les descriptifs, y compris les versions traduites.
Rendez-vous dans l’onglet « Documents » pour télécharger les modèles de contrats de caution, les lettres du Relais Départemental et les statistiques de fréquentation, comme les vues de fiche et les clics vers votre site. Suivez aussi les dates d’expiration de votre classement en épis pour anticiper les renouvellements.
Étape 6 : Maîtriser la location sur demande et l’usage mobile
Activez la location sur demande (LSD) pour capter des réservations sur des périodes initialement fermes. Le client laisse une empreinte de carte bancaire ; vous disposez de 2 heures pour accepter ou refuser via SMS ou e-mail.
Il n’existe pas toujours d’application dédiée, mais Itea Prop reste entièrement responsive. Vous pouvez consulter votre planning, répondre aux avis et gérer les urgences depuis votre smartphone. Configurez les notifications SMS pour les alertes importantes.
En suivant régulièrement ces étapes, vous optimiserez la gestion de votre location et profiterez pleinement des outils mis à disposition par Gîtes de France.
